دانشنامه حقوق شهروندي، که زير نظرِ معاونت حقوقي رياست جمهوري منتشر خواهد گرديد، خلاصه مکتوبي از مفاهيم و ابعاد گوناگون حق‌هاي بشري است که در قالب مداخل مختلف (هر مدخل به-مثابه يک مقالۀ علمي)، موضوعات و مفاهيم مرتبط با حقوق بشر و حقوق شهروندي را به نحو جامع، شرح و توصيف مي‌کند.
مداخل دانشنامه توسط «معاونت تحقيقات، آموزش و حقوق شهروندي» واژه گزيني شده و از سوي اساتيد و متخصصان امر به شرح مندرج در «راهنماي نگارش» به انجام خواهد رسيد.
1. نحوه سفارش:
• پس از تصويب عنوان و نويسنده متخصص مرتبط، سفارشنامه‌اي از سوي شورا براي نويسنده ارسال خواهد گرديد.
• در سفارشنامه مذکور عنوان دقيق مدخل، نام نويسنده و رتبه علمي وي، بازه زماني اعتبار سفارشنامه و سقف حق التحرير ذکر گرديده است.
• پس از پايان بازه زماني مندرج در سفارشنامه و در صورت عدم موافقت شوراي علمي با تمديد آن، دانشنامه تعهدي در قبال هرگونه پرداخت به نويسندگان نخواهد داشت.
• نويسنده پس از اتمام نگارش شماره شباي معتبر به نام خود را براي دانشنامه ارسال خواهد نمود و هرگونه پرداخت صرفا از طريق مذکور ميسر خواهد بود.
2. نحوه داوري:
• براي داوري مقاله‌هاي ارسال شده از شيوه «دوسويه ناشناس(Double blind peer review) استفاده مي‌شود. در اين روش، داوري مقاله به دو داور سپرده مي‌شود که با موضوع مقاله آشنا و در آن متخصص باشند اما نام نويسنده براي داوران و همچنين نام داوران براي نويسنده مشخص نيست.
• پذيرش نهايي بر اساس نظرات نهايي داوران و منوط به موافقت شوراي علمي است.
3. اصول اخلاقي حاکم بر شوراي علمي
• شورا استقلال فکري نويسندگان را محترم مي‌شمارد.
• نگاه شورا به تمام مدخل‌هاي ارسالي به مجله بدون سوءگيري بوده و ارزشيابي بر اساس صلاحيت و بدون در نظر گرفتن نژاد، دين، مليت، جنسيت، مقام و وابستگي سازماني نويسنده(گان) است.
• شورا تمامي مدخل‌هاي دريافتي را در مدت زمان معقول بررسي مي‌کند.
• ممکن است مدخلي به خاطر سرقت ادبي و يا عدم تناسب با حيطه موضوعي مجله در بررسي اوليه و بدون طي شدن مراحل داوري رد شود.
• حق رد مداخل به دليل عدم رعايت اصول اخلاقي براي شورا محفوظ است.
• شورا مسئول اخذ فرم‌هاي اعطاي حق تاليف، استعلام اصالت مدخل، تعارض منافع احتمالي و فرم تعهد به منظور عدم ارسال اصل و يا کپي مشابه مدخل به ساير دانشنامه‌ها حتي در قالب‌هاي ديگر است.
• تعهد نويسنده مسئول مبني بر برائت از سرقت ادبي هم اخذ خواهد شد.
• اطلاعات منتشر نشده، گزاره‌ها و تفاسير مندرج در مداخل ارسالي بدون کسب اجازه از نويسنده اصلي استفاده نخواهد شد.
• شورا از دريافت گزارش خطاهاي احتمالي در مداخل منتشره در دانشنامه استقبال مي‌کند.
• درصورت تأييد، خطاهاي مکشوفه در اسرع وقت به سمع مخاطبان دانشنامه خواهد رسيد.
4. ويژگي‌هاي ظاهري و فني مدخل
• ارسال مدخل صرفاً از طريقِ سامانه ... ... امکان‌پذير است؛
• حفظ امانت در نقل اقوال و نظريات ديگران ضروري است و بايد با ارجاعِ دقيق به منبعِ اصلي همراه باشد؛
• مدخل سپرده شده نبايد در نشريه يا کتاب ديگر منتشر يا هم‌زمان به نشريهّ‌اي ديگر فرستاده شده باشد؛
• چاپ مدخل مشروط به تأييد نهايي شوراي علمي است؛
• تأييديه مدخل، پس از تأييد شورا، به نويسنده ارسال خواهد شد؛
• مسئوليت مطالب و محتواي مدخل بر عهده نويسنده است؛
• دانشنامه در ويرايش زباني و فنّي مدخل، برطبقِ موازين علمي، آزاد است؛
• نام و نام خانوادگي و مرتبه علمي، دانشگاه محل تدريس يا تحصيل، رشته تحصيلي، رايانامه و شماره تلفن همراه نويسنده/ نويسندگان حتماً در هنگام ارسال مدخل قيد شود؛
• نويسندگان نبايد بيش از سه نفر باشند؛
• تا قبل از پايان مراحل نهايي و چاپ، در صورتي که مشخص گردد، نوشتار منتخب به هر شکلي در جاي ديگري به چاپ رسيده است از انتشار آن جلوگيري خواهد شد.
• در صورتيکه مدخل براي چاپ پذيرفته نشود در بخش بايگاني دانشنامه خواهد ماند و به نويسنده برگردانده نخواهد شد.
• چنانچه مدخل مطابق با ويژگي‌هاي کلي يادشده تنظيم نشده باشد، قبل از بررسي براي اصلاحات به نويسنده برگردانده مي‌شود؛
• نقد و نظرهاي داوران صرفاً براي نويسندگاني ارسال مي‌شود که مدخل آنان به شرطِ اصلاح و داوري مجدد پذيرفته شده باشد؛
5. ويژگي‌هاي محتوايي مدخل
• گزارشي بودن مدخل بايست مد نظر نويسنده باشد. از مهمترين ويژگي‌هاي دانشنامه آن است که نگارنده بايست ناظر تاريخي و بيروني باشد و مانند يک گزارشگر نظرات و آرا را به صورت مستند گزارش و تحليل نمايد. انتخاب عبارات و افعال نيز بايست در راستاي گزارشي بودن متن صورت پذيرد؛
• تاريخ‌مندي نکته ديگري است که بايست در نگارش مدخل مطمح نظر نويسنده باشد. در تمامي سرفصل‌ها رعايت تقدم و تاخر زماني بايستی مورد توجه قرار گيرد؛
• پيش از ورود به تحليل محتوايي هر مدخل لازم است درصورت وجود اتيمولوژي و فيلولوژي مدخل آورده شود؛
• در پيکره اصلی مدخل بايد مباني نظري، بحث و استدلال و تحليل محتوايي را دربرداشته باشد؛
• پرهيز از نقل قول مستقيم از ديگر نکاتي است که بايست مد نظر نگارنده باشد؛
• پرهيز از حاشيه‌پردازي در عين پرداخت جامع به آرا و نظريات بايست مد نظر نگارندگان محترم باشد.
6. ويژگي‌هاي ويرايشي و نگارشي
به منظورِ تسريع در آماده سازي و ويرايش مداخل، توجّه به نکات ذيل اکيداً توصيه مي‌شود:
• رعايت زبان فارسي معيار و نثر علمي و به دور از عبارتپردازي‌هاي متکلّفانه؛
• رعايت رسم الخطّ مصوّب فرهنگستان زبان و ادب فارسي براساسِ کتاب دستور خطّ فارسي(نشرِ آثار) و مطابقت املايي واژه‌ها با فرهنگ املايي خطّ فارسي(تأليف علي‌اشرف صادقي و زهرا زندي مقدّم،نشر آثار)؛
• بهره بردنِ مناسب از معادل‌هاي مصوّب فرهنگستان براي واژه‌هاي بيگانه بر اساسِ آنچه در وبگاه فرهنگستان آمده است؛
• ويراسته و پيراسته بودن مدخل به لحاظِ زباني و فنّي و حروفن‌گاري؛ ازجمله رعايت فاصله و نيم‌فاصله در ميان کلمات و گذاشتن تشديدها و همزه‌ها و تنوين‌ها و حرکت‌گذاري لازم و به دور از افراط.
7. شيوۀ تنظيم متن
• عنوان اصلي مقاله با قلم 18 سياه(B Zar Bold) و عناوين فرعي داخل متن با قلم 13 سياه تنظيم شود؛
• متن مقاله با قلم 14 سياه(B Zar) و در ارسال اوّليه از سوي نويسنده به منظورِ به‌هم‌نريختگي قلم‌ها، حتماً در محيط واژه‌پرداز 2003 ( (Word 2003 ذخيره و ارسال شود؛
• عبارات لاتين درون‌متني با قلم Times New Roman 12 و اسامي و عبارات ضروري يا دشوارِ لاتين در پانوشت با همان قلم و با اندازه 10 تنظيم شود؛
• ابتداي هر بند(پاراگراف) با 5/. سانتيمتر تورفتگي شروع شود. سطر نخستِ زيرِ هر عنوان نبايد تورفتگي داشته باشد؛
• براي اندازۀ قلم منابع پاياني، ارجاعات درون‌متني و نيز عبارات توضيحي)که بين دو کمان قرار مي‌گيرند(، نقل قول‌هاي مستقيم، و...)که بين دو کمان قرار مي‌گيرند( و نيز محتويات جدول‌ها و نمودارها و توضيحات مربوط به آن‌ها و همچنين توضيحات تصاوير، قلم B Zar 12 درنظرگرفته شود؛
• زيربخش‌هاي هر مدخل نبايد از سه لايه تجاوز کند، يعني شمارۀ زيربخش بايد حدّاکثر نشان‌دهندۀ سه بخش باشد نه بيشتر)مثال: «3-1-4-» که بيانگر زيربخشي از بخش سوم مدخل است. (بنابراين، به عنوان مثال زيربخشِ «3-1-4-1»، که به چهار بخش اشاره دارد، پذيرفته نيست(مگر در موارد استثنايي).
• از افراط در درج پانوشت و پينوشت پرهيز شود؛
• شمارۀ پانوشت‌ها در هر صفحه بايد با عدد 1 شروع شود و بعد از عدد، کمانِ بسته قرار گيرد، به اين صورت: 1)؛ امّا شمارۀ پي‌نوشتها از آغاز تا پايانِ مدخل بايد دنباله‌دار(مسلسل) باشد و به منظورِ تفکيک از شمارۀ پانوشت‌ها، در بين دو کمان قرار گيرد، به اين صورت: (1)؛
• شکل کامل اختصارات (کوته‌نوشت‌هاي) ناآشنا (در اوّلين کاربرد) در پانوشت ذکر شود؛
• همۀ جدول‌ها، نمودارها و تصويرها بايد شمارۀ پياپي داشته باشد؛
• در واج‌نويسي يا آوانويسي داده‌هاي مربوط به زبان يا گويش‌هاي ناآشنا، از قلمDoulus Sil IPA استفاده شود؛
• براي عناوين کتاب‌ها و دانشنامه‌ها و نشريه‌ها، که در متن مدخل و ارجاعات درون‌متني و منابع آمده است، از حروف کج (ايرانيک در منابع فارسي؛ ايتاليک در منابع لاتين) استفاده مي‌شود، امّا عناوين مدخل داخل گيومه (« ») قرار مي‌گيرد.
8. شيوۀ ارجاع به منابع
• ارجاعات به صورت درون‌متني در بين دو کمان و بدين صورت تنظيم شود:
نام خانوادگي نويسنده، ويرگول، حرف «ج» و شمارۀ جلد [چنانچه اثر جلدهاي متعدّد داشته باشد]، حرفِ «ص»، شمارۀ صفحه. مثال: )فلسفي، ج 2، ص 200)؛
• در ارجاعات درون‌متني، چنانچه دقيقاً به همان منبع پيشين (يعني همان نويسنده امّا به صفحه‌اي ديگر( ارجاع داده شود) يعني، بين دو ارجاع، منبع جديدي ذکر نشده باشد)، به جاي تکرار نامِ آن منبع، از کلمۀ «همان» استفاده مي‌شود؛
• چنانچه در متن مدخل پي‌درپي به يک اثرِ آن مؤلّف ارجاع داده شود، در ارجاعات بعدي، به جاي تکرار نام نويسنده (مثلاً «فلسفي 1»)، از کلمۀ «همان» استفاده مي‌شود. مثال: (همان، ص 110)؛
• در ارجاع درون‌متني به منابع غيرفارسي (لاتين) نيز دقيقاً به شيوۀ منابع فارسي عمل مي‌شود، با اين تفاوت که به جاي «همان» از«ibid» استفاده مي‌شود.
9. ارجاع منابع پاياني
• در فهرست منابع پاياني مدخل نبايد فهرست مقالات و ديگر آثار از فهرستِ کتاب‌ها تفکيک شود؛
• اطّلاعات کتاب‌شناختي منابع فارسي و عربي (کتاب/ اثر تأليفي، اثر ترجمه شده، مقاله، پايان‌نامه، نسخۀ خطّي و سند، دانشنامه و مجموعه مقاله و وبگاه) و لاتين (با تفکيک منابع لاتين از منابع فارسي و عربي) به ترتيبِ حروف الفبا در پايان مقاله و به اين صورت تنظيم مي‌شود:
الف) کتاب: نام خانوادگي نويسنده، نام نويسنده، نام کتاب به صورتِ کج (ايرانيک در منابع فارسي؛ ايتاليک در منابع لاتين)، عنوانِ فرعي کتاب در ميانِ دو کمان، نام ناشر، نوبت چاپ، محلّ انتشار و سال نشر.
ـ از سياه (بولد) کردن يا قرار دادنِ نام آثار در گيومه پرهيز شود؛
ـ ذکر عنوان فرعي کتاب‌ها ضروري است و در درونِ دو کمان و با قلمِ راست (غير ايرانيک در منابع فارسي؛ و غير ايتاليک در منابع لاتين) آورده مي‌شود؛
ب) اثر ترجمه شده: نام خانوادگي نويسنده، نام کوچک نويسنده، نام کتاب به صورتِ کج (ايرانيک در منابع فارسي؛ ايتاليک در منابع لاتين)، نام و نام خانوادگي مترجم، نام ناشر، نوبت چاپ، محلّ انتشار و سال نشر.
پ) مقاله: نام خانوادگي نويسنده، نام کوچک نويسنده، نام مقاله درون گيومه، نام نشريه به صورتِ کج (ايرانيک در منابع فارسي؛ و ايتاليک در منابع لاتين)، سال/ دورۀ نشر يهّ، شمارۀ پياپي (با نشانۀ اختصاري «ش»)، ماه و سال نشر، شمارۀ صفحۀ آغاز و پايان مقاله.
ـ اگر تعداد نويسندگان مقاله دو نفر باشد، در بابِ نويسندۀ اوّل اينگونه عمل مي‌شود: نام خانوادگي مؤلّفِ اوّل، ويرگول، نام کوچک مؤلّفِ اوّل؛ و در بابِ نويسندۀ دوم اينگونه عمل مي‌شود: واو عطف، نام کوچک و نام خانوادگي مؤلّف دوم؛
ـ اگر تعداد نويسندگان مقاله بيش از دو نفر باشد، ذکر نام نويسندۀ اوّل کافي است و پس از آن، در مقالات فارسي عبارتِ «و همکاران» و در مقالات انگليسي عبارتِ«et al.» مي‌آيد.
ت) پايان‌نامه/ رساله: نام خانوادگي دانشجو، نام کوچک دانشجو، عنوان پايان‌نامه درون گيومه، نام و نام خانوادگي استاد راهنما و ذکر عبارت «به راهنمايي» قبل از آن، مقطع تحصيلي، نامِ دانشگاه، سال و ماه دفاع از پايان‌نامه.
ث) نسخ خطّي و اسناد: نام مشهور مؤلّف، عنوان کتاب يا رسالۀ خطّي يا نسخۀ عکسي (با حروف کج/ ايرانيک)، شمارۀ نسخه، محلّ نگهداري.
ـ در ارجاع به اسناد تاريخي، اين موارد ذکر مي‌شود: عنوان سند، شمارۀ طبقه‌بندي و دسترسي، نامِ بايگاني؛
ج) دانشنامه‌ها و مجموعه مقالات: نام خانوادگي مؤلّف، نام کوچک مؤلّف، عنوان مدخل يا مقاله (درون گيومه)، عنوان دانشنامه يا مجموعه مقالات (با حروف کج: ايرانيک در منابع فارسي؛ ايتاليک در منابع لاتين)، نام سرپرست يا گردآورنده يا سرويراستار، ناشر، شمارۀ جلد، محلّ نشر، ماه و سال نشر، شمارۀ صفحات آغاز و پايان مدخل يا مقاله.
چ) وبگاه: نام خانوادگي مؤلّف، نام کوچک مؤلّف، عنوان مقاله يا نوشته (داخل گيومه)، نام وبگاه، نشاني الکترونيکي آن، تاريخ درج مطلب در وبگاه (با ذکر سال و ماه و روز)
ـ ارجاع به مطالب اينترنتي در حدّ ضرورت و زماني است که منابع مکتوب در آن زمينه موجود نباشد.
10. نحوه محاسبه حق پژوهش
• حجم هر مدخل 1500 واژه خواهد بود که در صورت ضروت با تقاضاي نگارنده و با تاييد شورا قابل افزايش خواهد بود؛ در هر صورت حجم مدخل نبايد بيش از 2000 واژه باشد.
• حق پژوهش از قرار هر کلمه 100000 ريال خواهد بود که پس از تاييد مدخل در شوراي علمي به نگارنده پرداخت خواهد گرديد.
• پس از تجميع کليه مدخل‌ها، ضمن تقدير از مدخل‌هاي برتر، با تاييد شوراي علمي تا 100 درصد مبلغ فوق به عنوان تقدير به نگارندگان گرامي مربوطه تعلق خواهد گرفت.