مراحل و فرآیند برگزاری مناقصه بر اساس ماده 9 قانون برگزاری مناقصات تعیین می گردد.
1.تأمین منابع مالی(اعتبار)
طبق بند «الف» ماده 10 قانون برگزاری مناقصات، انجام معامله به هر طریق مشروط بر آن است که دستگاه های اجرایی به پیش بینی منابع مالی معامله در مدت قرارداد اطمینان حاصل و مراتب را در اسناد مناقصه قید نمایند.
تامین منابع مالی با توجه به تهیه بودجه توسط دولت و تصویب آن در مجلس به تأمین اعتبار منتهی می گردد.
نحوه اختصاص و هزینه کرد اعتبار مطابق قانون محاسبات عمومی صورت می گیرد.
2.تعیین نوع مناقصه
در فرآیند برگزاری مناقصات، تنها در معاملات بزرگ است که نوع مناقصه از حیث یک مرحله ای یا دو مرحله ای بودن و عمومی یا محدود بودن توسط دستگاه تعیین می شود.
3.تهیه اسناد مناقصه
با تعیین نوع مناقصه، نوبت به تهیه اسناد مناقصه می رسد.
ریز اسناد مناقصه به موجب بند «ب» ماده 14 فانون برگزاری مناقصات باید به طور یکسان به همه داوطلبان تحویل شود.
اسناد مناقصه یا باید به صورت رایگان به همه متقاضیان تحویل داده شود یا با دریافت وجهی یکسان، به همه فروخته شود.
از آنجا که تسلیم پیشنهادات واجد آثار حقوقی است، پس مناقصه گذار باید در قبال دریافت اسناد و پیشنهادات به مناقصه گر رسید دهد.
4.ارزیابی کیفی مناقصه گران
ارزیابی کیفی، اندازه گیری استعداد انجام تعهدات مناقصه گران است. به عبارت دیگر، در این نوع ارزیابی، این که مناقصه گر توان انجام موضوع قرارداد را دارد یا نه، بررسی می شود.
معیارهای ارزیابی کیفی بر اساس بند «الف» ماده 12 قانون برگزاری مناقصات عبارتند از:
1-تضمین کیفیت خدمات و محصولات
2-داشتن تجربه و دانش در زمینه مورد نظر
3-حسن سابقه
4-داشتن پروانه کار یا گواهینامه های صلاحیت؛ در صورت لزوم
5-توان مالی متقاضی برای انجام کار؛ در صورت لزوم
5.فراخوان مناقصه
فراخوان، سندی است که به صورت آگهی در مناقصه عمومی یا دعوت نامه در مناقصه محدود به اطلاع مناقصه گران می رسد.
آگهی مناقصه در روزنامه های کثیرالانتشار و سامانه تدارکات الکترونیکی دولت منتشر می شود.
6.ارزیابی پیشنهادها
ارزیابی پیشنهادها به منظور تعیین قمت متناسب انجام می شود. در مناقصات دو مرحله ای، این امر از طریق ارزیابی فنی و بازرگانی پیشنهادها و در مناقصات یک مرحله ای صرفاً با بررسی قیمت ها توسط کمیسیون مناقصه انجام می شود.
7.تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد
پس از ارزیابی پیشنهادها، مناقصه گری که مناسب ترین قیمت را پیشنهاد داده است. به عنوان برنده مناقصه تعیین و با وی قرارداد منعقد می گردد.